远程会议-如何使他们华宇软件参与和富有成效


【主管Q:17627115】 华宇代理1980远程工作比以往任何时候都更加真实。随着冠状病毒/COVID-19大流行的持续,许多组织继续将其现场工作人员转变为远程工作人员。这并不容易。还有一些技术问题需要解决。沟通也是一个问题。当然,还要确保每一位员工——无论身在何处——都能投入工作并富有成效。

即使是面对面的会议,也必须以同样的方式进行:引人入胜且富有成效。

远程会议

为什么要开会?

那么,为什么要召开会议——任何类型的会议——呢?根据Thoughtexchange首席人力官德萨伦•伍德的说法,华宇软件有四个原因。

影响他人

作出决定

解决问题

通知和连接

在这四个原因中,前三个是最重要的原因,因为这是伍德所说的“大事情正在发生”的会议。

话虽如此,如何使这些会议发挥作用并富有成效呢?在她的人力资源和未来工作在线会议上,伍德集中在三个行动领域提供帮助:

众包的议程

激发参与和联系

使用强烈的视觉效果

议事日程

我们都见过类似的“议程”的例子:在一张纸或一封电子邮件中罗列了多个要点和数据的主题。一些人看到详细的议程后感到鼓舞,另一些人则不屑地回头看。

会议议程的样本

这是有原因的。像上面这样的议程会传递这样的信息:会议将会很长、很长、很无聊。在更私人的层面上,员工看议程我只对列出的一到两个项目感兴趣。其余的工作对他们的日常工作并不重要。

与会者都在无聊中挣扎

因此,与会者,特别是在一个偏远的环境中,会感到不投入,经常会失去注意力。这意味着他们将开始做其他事情。来自美国的会议研究对2000多名美国成年人进行了调查,38%的人说他们不说话的时候会走神、做白日梦。

在在线会议和电话会议期间,美国人还会做什么?

描述人们在会议上做什么的图表

“我认为,这真的不是每个人都在一心多用、注意力分散的症状。而是他们甚至不知道会议是关于什么的,或者他们在会议中扮演什么角色,”伍德说。属于这一类的会议可能会对业务产生巨大的影响。伍德指出了Gartner的一项调查结果:

“由更广泛、更具包容性和多样性的群体做出的决策,更有可能带来更好的商业结果。”

考虑到这一点,伍德说,你可以通过众包议程项目来应对负面影响会议。这应该在实际会议之前进行。使用Thoughtexchange解决方案,领导者可以在会议前向与会者发送链接。这个链接可以让参与者进入一个思想交流,并告诉领导者应该讨论什么话题。除了分享自己的观点,参与者还可以阅读他人的想法,并对这些想法“打分”。那些明星最多的人会升到高层,华宇2登录现在各国领导人看到了他们应该在会议上关注的话题。

通过讨论大多数人想要听到的话题,你增加了参与者参与对话的机会,从而支持了之前提到的Gartner的关键发现。

还有一个额外的财务因素是大多数人没有考虑到的。正如伍德指出的那样,花在会议上的时间越多,用于提高生产力的时间就越少,花在金钱上的时间就越多。她是这样解释的:

想象一下,每周开会25个小时,而大多数会议至少有4个人参加。保守地说,这相当于花100个小时开会。假设这些人每小时赚40美元。这相当于每周4000美元的会议费用。

根据这些信息,再算上四周的假期,48个工作周乘以4000美元就意味着会议损失了19.2万美元。参加会议的人越多,损失就越大。

伍德说:“我们在举办会议时需要更好的装备,因为我们正在浪费大量的资源。”

激发参与和联系

拥抱这种新模式意味着首先要放弃一些旧模式。伍德表示,当领导者不再提供最重要的意见时,这并不总是显而易见的。

伍德说:“仅仅因为你在主持会议,并不意味着你掌握了会议的最佳信息。”她说,由于我们的环境提供了获取各种信息的巨大通道,人们的信息非常灵通。领导者的意见往往会影响他人的想法。例如,如果一个领导者公开表示他或她反对某个特定的建议,那么支持该建议的人就不太可能这么说,从而影响需要做出的决定,而不管该决定的重要性或影响如何。

为了获得其他意见,Wood建议使用远程会议资源中经常包含的参与工具。如果这项技术有视频功能,她建议让摄像头开着,音量调大,聊天开着。因此,人们会专注于会议参与者提供的内容。

最后,Wood建议在大家都在等待会议开始的时候,可以提出一些“有趣”的问题,让大家参与进来,分享他们的想法。她提出了一个建议性的问题:“你会给一对正在Netflix上寻找新电视剧的情侣什么建议?”

强烈的视觉效果

大多数远程会议都包括某种形式的可视会议;演示文稿或其他幻灯片技术。一般来说,人们认为幻灯片越少越好。伍德说,事实恰恰相反。幻灯片越多越好。为什么?更少的幻灯片意味着屏幕上发生的事情更少。如果没有什么事情发生,人们就会从会议中脱离出来。

如果你经常换幻灯片,频率高得多,参与者就不太可能“走神”。

为了解决这个问题,Wood说要问以下问题:

你希望人们在会议结束后做什么?

为了做到这一点,人们需要什么感觉?

人们需要知道什么才能有这种感觉?

她举了一个公司要求员工停止在办公室使用塑料水瓶的例子。这就是你希望他们“做”的事情——停止使用塑料。改变行为的关键是选择强大的视觉效果,让人们感受到一种情绪。

传递塑料瓶对环境有害的信息,并向他们灌输大量关于塑料水瓶造成的问题的信息,不会使人们采取行动。人们已经知道这些信息,并且无论如何都会使用它们。当你试图影响他人时,使用一些能击中要害的图片,比如孩子们在一个满是塑料垃圾的池子里游泳。视觉效果的关键在于使用一些能够产生情感的东西,而这些情感是数字和图表所不能或不能做到的。


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